FACTURE OU NOTE D'HONORAIRE ?

(Par Philippe Ambrosio comptable et sophrologue à Bordeaux)

Pour effectuer une comptabilité au plus juste, il ne faut pas négliger l’importance de la facturation.

Pour ce faire, il est important de connaître la distinction entre une facture et une note.

La facture est obligatoire pour tout échange commercial entre deux professionnels et ce, quel que soit sa structure juridique (une société, une association ou un entrepreneur individuel par exemple). Ce document donne des informations à la fois commerciales et comptables au client concerné : nature, unité, quantité, prix, modalités et échéances de paiements.

Par contre, les professionnels quant à eux sont dispensés d’établir une facture pour les échanges avec un particulier. Toutefois, pour les ventes de marchandises, l’émission d’une facture est obligatoire à la demande du client et ceci est également valable pour les ventes à distance.

La note est établie entre un professionnel et un particulier. Elle fait office de facture. Son émission est obligatoire à toute prestation de service supérieur à 25€ TTC. Par contre elle est impérative dès lors que le client la réclame et ce quel que soit son montant.

Pour les professions libérales, la note doit comporter la dénomination de «note d’honoraires ».  La note d’honoraires fait office de facture. Elle doit être rédigée en double exemplaire et en français. L’original doit être conservé  par le client.  Selon l’article L.441-3 du code de commerce, au même titre que la facture, la note d’honoraires doit comporter des mentions obligatoires.

PUIS-JE ÉMETTRE UNE FACTURE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE ?

L’ère de la dématérialisation donne la possibilité d’émettre une facture dématérialisée. Elle doit être acceptée au préalable par le client. Elle peut être émise par voie électronique à condition d’avoir les garanties de l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu :

 1) soit au moyen d’une signature électronique
 2) soit au moyen d’un échange informatisé de données (EDI) répondant à des normes équivalentes à celles définies à l’article 2 de la recommandation 1994/820/CE de la Commission européenne du 19 octobre 1994. Il s’agit de factures qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque.

Les factures ainsi transmises tiennent lieu de factures d’origine.

COMBIEN DE TEMPS DOIS-JE LES CONSERVER ?

Selon l’article R.441-3 du code de commerce, les originaux ou les copies de factures doivent être conservées pour une durée légale de 3 ans à compter de la date de la vente ou de la prestation de service. Mais comme le délai de prescription en matière de contentieux est de 10 ans, il est donc conseillé de les conserver dans leur état d’origine pendant cette durée.

Peut-on annuler ou modifier une facture ?

Cela est tout à fait possible à condition qu’au préalable, il y ait eu entente entre les deux parties. En cas d’annulation ou de modification de la facture initiale, le professionnel se trouve dans l’obligation de remettre au client  une facture rectificative ou une note d’avoir.

 La facture rectificative doit faire référence à la facture initiale (son numéro et  sa date) et porter la mention «  ANNULE ET REMPLACE ».

La note d’avoir, quant à elle doit juste faire référence à la facture initiale (son numéro et sa date).

LES SANCTIONS PÉNALES

Les infractions aux règles de facturation prévues à l’article L.441-3 du code de commerce sont punies d’une amende maximale de 75 000 euros. L’amende peut être portée à 50% de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée (article L.441-4 du code du commerce).

En cas de récidive dans les 2 ans, l’amende peut être portée à 150 000 euros (article L.470-3 du code du commerce). La juridiction peut condamner solidairement les personnes morales au paiement de l’amende prononcée contre leurs dirigeants (article L.470-1 du code du commerce). En outre, les personnes morales sont passibles d’une amende de 375 000 euros (article 131-41 du code pénal).

Ces sanctions concernent aussi bien le vendeur ou le prestataire qui n’établit pas de facture ou le client professionnel qui ne réclame pas l’établissement d’une facture.

Ces sanctions sont applicables en cas d’omission des mentions visées à l’article L.441-3 du code du commerce (nom et adresse des parties, date de l’opération, dénomination de l’opération, la quantité, le prix unitaire hors TVA, toute réduction de prix, la date de règlement, les conditions d’escompte, le taux des pénalités). Les autres omissions ne sont passibles que des sanctions fiscales ci-dessous.

LES SANCTIONS FISCALES

DÉFAUT DE FACTURATION

Les professionnels qui ne respectent pas l’obligation de délivrance d’une facture sont redevables d’une amende fiscale égale à 50% du montant de la transaction. Le client est solidairement tenu au paiement de cette amende. Toutefois, lorsque le fournisseur apporte, dans les 30 jours de la mise en demeure adressée par l’administration fiscale, la preuve que l’opération a été régulièrement comptabilisée, il encourt une amende réduite à 5% du montant de la transaction (article 1737-I-3 du CGI).

FACTURES DE COMPLAISANCE OU FICTIVES

Les personnes qui, dans le cadre de leur activité professionnelle, ont travesti ou dissimulé l’adresse de leur fournisseur ou de leur client, ou accepté l’utilisation d’une identité fictive sont redevables d’une amende fiscale égale à 50% des sommes reçues ou versées au titre de ces opérations (article 1737-I-1 du CGI). En outre, le fait de délivrer une facture ne correspondant pas à une livraison ou une prestation de services réelle entraîne l’application d’une amende fiscale égale à 50% du montant de la facture (article 1737-I-2 du CGI).

OMISSIONS OU INEXACTITUDES DANS LES FACTURES

Toute omission ou inexactitude constatée dans les factures donne lieu à l’application d’une amende de 15 euros. Toutefois, le montant total des amendes dues au titre de chaque facture ou document ne peut excéder le quart du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné (article 1737-II du CGI).

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